Dokumentumkezelés programok segítségével

Előző

A mai viszonyok között az elektronikus dokumentumkezelő (EDM) rendszerek egyre inkább elnyerik az informatikai infrastruktúra kötelező elemének státuszát. Az ilyen rendszereknek köszönhetően az ipari vállalkozások és a kereskedelmi társaságok növelik tevékenységük hatékonyságát. Míg az állami intézményekben a SED technológiák bevezetése lehetővé teszi a belső gazdálkodással, a lakossággal való interakcióval, valamint a tárcaközi interakcióval kapcsolatos feladatok megoldását.

segítségével

Elektronikus dokumentumforgalmi rendszer

Annak ellenére, hogy a SED (SEDO) egy általánosan elfogadott rövidítés, SAD (vagy nyilvántartási automatizálási rendszer) vagy SADO (vagy dokumentumfolyamat automatizálási rendszere) is használatos.

Ha a Wikipédia felé fordul, elmondhatja, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer egy olyan szervezési és technikai rendszer, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentumok létrehozásának, továbbterjesztésének, valamint a számítógépes hálózatokban történő hozzáférésének kezelését. Ezenkívül a SED „ellenőrző szervként” működik a szervezetnek küldött dokumentumok áramlása felett.

Az ilyen típusú rendszerek eleinte csak a klasszikus irodai menedzsment feladatok automatizálásának eszközeként működtek. Ennek ellenére idővel egyre nagyobb feladatsort kezdtek el végezni. A mai napig az elektronikus dokumentumkezelő rendszer fejlesztése nem csak olyan feladatok megoldását jelenti, mint a levelezéssel, szervezeti és adminisztratív jellegű dokumentumokkal való munka, hanem a vállalat belső működéséhez kapcsolódó különféle dokumentumokkal (személyi dokumentumok, referencia, projekt- és szabályozási dokumentáció, szerződések stb.).

dokumentumkezelés

Ezen kívül a SED segíthet az alkalmazott problémák megoldásában, ahol a fő komponens az elektronikus formában bemutatott dokumentációval dolgozik. Példa,ez lehet az ügyfelekkel való interakció irányítása, a szolgáltatási részleg munkájának automatikus üzemmódba állítása, a lakossági fellebbezések feldolgozása, a projektdokumentum áramlás megszervezésének folyamata stb.

Más szóval, ma az elektronikus dokumentumforgalom rendszere minden olyan információs rendszerhez köthető, amely lehetővé teszi az elektronikus formában történő dokumentumok kezelését.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek technológiáinak fogyasztóiként vannak eltérő sajátosságokkal és tevékenységi körrel rendelkező cégek. Ennek ellenére a fő fogyasztó továbbra is a közszféra (kb. 30%). Ami fontos, az ilyen típusú piac stabilitása az állam SED iránti érdeklődésén alapszik. És még a válság körülményei sem akadályozták a kialakulását.

A SED fejlesztői

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekhez kapcsolódó megoldás kiválasztásakor az ügyfélnek lehetősége van különféle lehetőségeket mérlegelni. Ez lehet dobozos megoldás, egyedi fejlesztés, vagy egy adott platformon alapuló megoldás. Az orosz fejlesztők általában kész megoldásokat kínálnak ügyfeleiknek, míg a nyugatiak olyan platformok szolgáltatói, amelyek alapján lehetőség nyílik projektmegoldások megvalósítására, valamint egyedi fejlesztésekre.

A Cognitive Technologies cég az E1 Eufrátesz rendszert kínálja

Ha a statisztikákról beszélünk, akkor az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek projektjei megvalósításának piacának teljes szerkezetének 95% -a pontosan az orosz fejlesztők részesedésére esik. Ennek az állapotnak az egyik magyarázata, hogy Oroszországban erős az ezekkel vagy más dokumentumokkal való munkavégzés sajátossága, amely a hazai menedzsment hagyományokon (alapokon) alapul.

Az "Electronic Office Systems" (EOS) cég által kínált megoldások

Meg kell jegyezni, hogy néhánya beszállítók Szoftver szolgáltatásként (SaaS) módban kezdték el az ügyfelek számára az SED szolgáltatást. Mindazonáltal egy ilyen megközelítés továbbra is a rendszer által kínált lehetőségek megismertetésében nyilvánul meg, és nem a dokumentumfolyamat automatizálásának valós megközelítése. Ez annak köszönhető, hogy először is meg kell határozni a kommunikációs csatornák megbízhatóságát és minőségét, valamint a felek között bizalmibb kapcsolatokat kell kialakítani.

Vissza a tartalomjegyzékhez

Vállalati tartalomkezelés

A vállalati tartalomkezelő (ECM) rendszerek jelenleg még gyerekcipőben járnak. Ezek a szervezet információs erőforrásainak vagy a vállalati információk kezelésének módszerét képviselik.

A "KORUS Consulting" cég megoldásokat kínál az EMC Documentum platformon

A dokumentumáramlást az ECM koncepciójában a vállalati információval kapcsolatos munka biztosításának egyik feladatának tekintik. A nyugati fejlesztők elsősorban ezt a megközelítést támogatják. De annak ellenére, hogy Oroszországban az ilyen típusú technológiák iránti kereslet csak formálódik, sok hazai ECM tartalmaz néhány ECM-komponenst, beleértve a dokumentumok és képeik kezelését, a dokumentumok hosszú távú tárolását, a munkafolyamatot vagy a munka kezelését. folyamokra osztva, valamint kollektív jellegű dokumentumokkal dolgozni. A SED technológiák eltérnek az ECM-től, mivel az utóbbiban a webes és multimédiás tartalomkezelés kérdései mélyebben kidolgozottak.

A DIRECTUM cég az ECM osztályú DIRECTUM rendszert kínálja

Vissza a tartalomjegyzékhez

SED Oroszországban

Az oroszországi legelterjedtebb elektronikus dokumentumkezelő rendszerek közül a következőket lehet megkülönböztetni:

  • Directum
  • Globus Professional
  • DocsVision
  • 1C: Dokumentumforgalom
  • ÜGY
  • PayDox
  • EUFRÁTSZ
  • Főnök-referens
  • INDÍTÉK

Vissza a tartalomjegyzékhez

állam és SED

A 2009-2010 közötti időszakban az állam számos globális kezdeményezést kezdett megvalósítani Oroszországban, amelyek az állam, a vállalkozások és a lakosság közötti, hivatalos formában megnyilvánuló elektronikus interakció megszervezéséhez kapcsolódnak. Ezek a kezdeményezések az informatikai penetráció százalékos arányának növelését célozzák különböző szempontok szerint, természetesen nem csak az állami, hanem a társadalmi életben is. Ide tartozik az állam által a lakosságnak interneten keresztül nyújtott szolgáltatások jegyzékének jóváhagyása, valamint a tárcaközi okmányforgalmi rendszer működésére vonatkozó rendelkezések jóváhagyása. Ez volt az első fontos lépés az „elektronikus kormányzás” fogalmi rendszerének megvalósítása felé.

Fontos, hogy az elektronikus dokumentum jogalapjával kapcsolatos kérdés nyitva maradjon. A résztvevők tevékenységét a mai napig a GOST, rendelkezések, valamint az EDS (elektronikus digitális aláírás) használatára és az IT-re vonatkozó törvények, valamint az irattári ügyekre és az iratkezelésre vonatkozó utasítások szabályozzák.

Ennek eredményeként kiderül, hogy a dokumentumokkal való munkavégzés eljárása és szabályai az állami szabályozás szintjén vannak meghatározva, valamint vannak követelmények az ilyen rendszerek biztonságának biztosítására, de magának az elektronikus dokumentumnak a jogállása törvényben nem rögzítették.

Következő

Olvassa el tovabba: