Szervizjegyzet - az írás célja és példája

Előző

írás

Tartalom

  • 1 Hogyan írjunk helyesen üzleti feljegyzést?
  • 2 Példa a szervizbejegyzés írására
  • 3 Szolgálati feljegyzés – üres formalitás?

Lényegében egy üzleti feljegyzés? az üzleti levelezés eszköze a szervezeten belül, az alkalmazottak között, nincsenek egymásnak alárendelve. Ebben az esetben, ha a munkavállaló feljegyzést ír egy felettesnek, azt nem hivatalosnak, hanem jelentésnek nevezik.

A feljegyzés célja, hogy elmagyarázza és megállapodjon egy alkalmazott vagy osztály munkájával kapcsolatos, illetve egy másik alkalmazott vagy osztály munkájával kapcsolatos üzleti ügyek szempontjairól. Azokban az esetekben írunk feljegyzést, amikor a szóbeli kommunikáció nem elegendő, és a kérést dokumentálni kell.

Megjegyzendő, hogy a hivatalos feljegyzés csak egy segéddokumentum, az OKUD nem szabályozza. Ezért a hivatalos feljegyzésekben szereplő összes információ nem tartalmaz megrendeléseket és megrendeléseket.

Hogyan írjunk helyesen üzleti feljegyzést?

írás
Az írási forma ingyenes. Mindazonáltal, mint minden dokumentum esetében, be kell tartani a dokumentumok elkészítésének általános szabályait, nevezetesen jelezni kell:

  • kinek nevezik ki (F.V.O. datív esetben és beosztásban);
  • az okmány neve, dátuma, jegyzetszáma;
  • rövid jegyzettéma vagy cím;
  • a jegyzet "törzsében" a helyzet leírása és a kérés pontosítása, illetve a szerzőnek a helyzettel kapcsolatos intézkedései körvonalazódnak;
  • összeállító pozíciója, aláírása és F.V.O., esetenként az érdeklődők aláírása is szükséges.

A jegyzetben tanácsos kerülni a felesleges szavakat és az összetett kifejezéseket. Lényegében fel kell vázolni a probléma, helyzet lényegét, lehetőleg röviden. Mivel a jegyzet a sorozatszámát jelzi, logikus, hogy az ilyen jegyzeteket regisztráljákkülön magazin. A "sapka" kialakítása lehet központi vagy sarok (a dokumentum széléhez kötve).

A különböző lehetőségek elkerülése érdekében minden cég saját fejléces űrlapot dolgoz ki. Ugyanakkor lehet vezérelni az Orosz Föderáció GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” szabályait.

Könnyebb lesz a dolgozók számára a dokumentumok elkészítése, ha van egy, a vezetői utasítással jóváhagyott használati utasítás , és általános utasítások vannak a különböző típusú (beszámoló, hivatalos, magyarázó) feljegyzések írásához.

Ideális megoldás, ha az ilyen utasítások mellé írásmintákat helyezünk el és/vagy kész nyomtatványokkal látjuk el a dolgozókat.

Azoknál a vállalkozásoknál, amelyek dokumentumkezelése nagyrészt számítógépes, a regisztrációk naplója, a jegyzetlapok és a kész dokumentumok egy külön mappában tárolhatók, amely a helyi hálózaton keresztül minden érdeklődő számára elérhető.

Az is érdekelhet, hogy többet megtudhat az álláspályázat kitöltésével kapcsolatban. Itt olvashatsz róla.

Valamint hasznos információk az aláírási joggal kapcsolatos meghatalmazásokról, azok írási példáival.

Példa a szolgáltatási jegyzet írására

Automatizálási Tanszék Az értékesítési osztály vezetője

"ADA" LLC I. N. Slovianskyi

HIVATALOS MEGJEGYZÉS

04.04.15 3-4/8

A PC-felhasználók tájékoztatásáról

Az új szoftver telepítése 2015. április 7-én, kedden történik meg. Kérjük, tájékoztassa a vezetőket arról, hogy az összes működő információt cserélhető adathordozóra kell átvinni, hogy elkerülje annak elvesztését az újratelepítési folyamat során.

Az automatizálási osztály vezetője (aláírás) A. P. Veniaminov

Példa szerviz megjegyzés írására – letöltés.

Hivatalosa cetli üres formalitás?

Természetesen egy kis cég számára egy feljegyzés felesleges formalitás lehet, időt és erőfeszítést igényel. De egy nagy szervezetben, ahol sok az alkalmazott, vannak osztályok, jól jöhet egy feljegyzés. Ebben az esetben a feljegyzés írásos emlékeztetőként szolgál az osztályok közötti szükséges interakciókról.

Nagy struktúrákban a feljegyzés elkészítésének gondatlansága vagy elhanyagolása a körülmények tisztázására, a problémák előfordulásáért felelősök felkutatására fordított túlzott időt, valamint az osztályok munkájának következetlenségét eredményezheti.

Annak érdekében, hogy egyértelműen elképzeljük a hivatalos dokumentációhoz való helyes hozzáállás szükségességét, képzeljünk el egy ilyen helyzetet. Minden ünnephez kapcsolódóan a gazdasági osztály további munkanapot jelöl ki alkalmazottai számára a terület időben történő takarítására.

A biztonsági osztály értesítésének elmulasztása félreértéshez vezethet. Egyszerűen nem engedik át az alkalmazottakat, mivel a biztonsági osztály semmit sem tud az ünneppel kapcsolatos intézkedésekről.

Kérdések a hivatalos feljegyzésekkel kapcsolatban

  • Hogyan írjunk feljegyzést, hogy meggyőzzük az igazgatót, hogy finanszírozza a számítógép vásárlását (előfizetés egy számviteli naplóra) stb.?

    • Az igazgató megszólítása nem horizontális kommunikáció, ezért az ilyen feljegyzés nem tekinthető hivatalosnak. A főnökhöz intézett fellebbezés egy jelentés.

  • Milyen lapformátumot használnak a hivatalos feljegyzésekhez?

    • A GOST R 6.30-2003 szerint a dokumentumok A4-es formátumú lapokra készülnek.

  • Helyes-e az „Elfogadom” bélyegzőt az üzleti feljegyzésen elhelyezni?

    • Nincs ilyen. A feljegyzés az osztályok közötti kommunikáció egyik módja. Kérdés megválaszolása vagy feljegyzés felajánlásamegfelelő hivatalos feljegyzésként készül. Ugyanakkor a válaszfejlécben megjelenik annak a megjegyzésnek a száma, amelyre a választ írták.

    Következő

    Olvassa el tovabba: